Kuinka verkkokauppauudistus kannattaa käynnistää?

Asiakkaille suunniteltu verkkokauppa

Digitaalisia palveluita asiakkaille rakennettaessa on ensiarvoisen tärkeää lähteä miettimään palvelua asiakkaan näkökulmasta. Mitä asioita palvelulla halutaan saavuttaa ja millaisia tavoitteita sille asetetaan? Tämän ajan suurin trendi on käyttäjäkokemus. On kyettävä luomaan ensiluokkainen asiakaskokemus, jotta asiakkaat saadaan kiinnostumaan palvelusta uudelleen ja uudelleen. Verkkokaupan on kyettävä vastaamaan asiakkaan tarpeisiin, jotka kasvavat joka hetki.

 Tavallisesti suurempi verkkokauppauudistus muodostuu neljästä osasta, jotka ovat esiselvitys- ja kartoitusvaihe, validointivaihe, rakennusvaihe ja jatkuvan kehityksen vaihe. Melko monessa tilanteessa voi olla epäselvää, mistä kannattaa lähteä liikkeelle ja miten kokonaisuutta käsitellään. Tässä kirjoituksessa paneudutaan kahteen ensimmäiseen kohtaan, koska ne ovat onnistuneen projektin kannalta kriittiset osat. Kun pohjatyö on tehty kunnolla, myös tarjouspyyntöjen katselmointi ja vertailu on helpompaa.

Sisäinen järjestäytyminen

En voi liikaa korostaa myös oman taustatyön tekemistä. Jo sen aikana aihetta kannattaa sparrailla mahdollisten toimittajien kanssa, niin pääsee helpommin eteenpäin ja ideat alkavat jalostumaan. Kun on tehnyt itselleen selväksi, että mihin suuntaan halutaan mennä ja millaisia liiketoiminnallisia tavoitteita tulevalle palvelulle asetetaan, on huomattavasti helpompi lähteä keskustelemaan mahdollisten toteuttajien kanssa. Tässä vaiheessa kannattaa myös selvittää sisäisesti sidosryhmät, jotka olisivat hankkeessa mukana. Se helpottaa paljon omaa resurssisuunnittelua hankkeeseen, kun kaikilla on tiedossa, ketkä siihen osallistuisivat.

Esiselvitys- ja kartoitusvaihe

Esiselvitys- ja kartoitusvaiheen alussa olisi hyvä olla potentiaalinen toimittajakumppani valittuna, jotta saadaan tarvittava liiketoiminnallinen ja tekninen osaaminen hankkeen suunnitteluun mukaan ja voidaan varmistaa, että kokonaisuuden kannalta kaikki palikat tulee huomioitua. Tämä vaihe koostuu yleensä työpajoista, jotka pidetään yhdessä sopivalla porukalla. Työpajojen jälkeen, joissa käsitellään kaikki tuotetiedonhallintaan ja verkkokauppaan liittyvät aiheet, alkaa muodostua kuva toteutettavasta kokonaishankkeesta. Osana tätä työtä kartoitetaan myös tarkemmat vaatimukset ja tavoitteet, jotka tulevat osaksi esiselvitysmateriaalia. Loppumateriaalin pohjalta voidaan lähettää tarjouspyynnöt kaikille potentiaalisille toimittajakumppaneille. Tämän vaiheen onnistuminen on paljolti kiinni kumppanin osaamisesta ja kokemuksesta, koska on ensiarvoisen tärkeää, että kumppani pääsee kiinni asiakkaan liiketoiminnan ytimeen ja osaa tuoda järjestelmäteknisen osaamisen tukemaan näitä liiketoiminnallisia tavoitteita. Tarkoituksena on kuitenkin ottaa maksimaalinen hyöty uusista järjestelmistä ja palveluista irti. Kun kaikki materiaali on tehty ja se on yhdessä hyväksytty, voidaan siirtyä seuraavaan vaiheeseen.

Validointivaihe

Validointivaihe voi alkaa sillä, että lähetetään tarjouspyynnöt mahdollisille toimittajakumppaneille. Kun he ovat vastanneet siihen, alkaa varsinainen validointi. Eli perusteellinen selvitys siitä, kenen kumppanin ehdotus sopii parhaiten itselle ja että varsinainen tarjouspyyntövastaus vastaa pyydettyä ja on mitoitettu oikein. Moni voi tarvita myös tässä vaiheessa apua, sillä yleensä vastaukset eri kumppaneilta ovat hyvin moninaisia ja eri lailla mitoitettuja. On tärkeää pystyä vertaamaan tarjouksia keskenään, jotta voi valita itselleen parhaan vaihtoehdon. Validointivaiheessa tärkeää on myös paneutua erilaisiin teknologiavaihtoehtoihin. Vaihtoehtoja on todella monia ja erilaisilla teknologioilla voidaan ratkaista hieman erilasia tarpeita. Myös yrityksen kokonaisarkkitehtuuri on hyvä huomioida tässä vaiheessa ja suosia kokonaisuuden kannalta hyviä vaihtoehtoja. PIMin ja eComin kannalta esimerkiksi on tärkeää, että ne keskustelevat keskenään hyvin, mutta myös yhteys ERPiin on tärkeässä asemassa. Tässä työssä myös osaava kumppani pystyy auttamaan paljon ja tuomaan relevantteja ehdotuksia.

 Kun lopulta oikea kumppani ja teknologiat on valittu, voidaan hankkeessa siirtyä eteenpäin. Mutta taustatyö kannattaa aina tehdä kunnolla ja huomioida oman liiketoiminnan kannalta tärkeät seikat. Näin vältytään toimitusprojektin aikana suurilta muutoksilta, jotka aiheuttavat viivästyksiä.